POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Date d’entrée en vigueur : 01/01/2023
1. GÉNÉRALITÉS ET DÉFINITIONS
La société ESPACE LE PRO, société par actions simplifiée, au capital social de 49.000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 38125877100033, dont le siège social est situé 176 avenue du Général De Gaulle 92200 Neuilly sur Seine (France), numéro de TVA intracommunautaire FR 49381258771 (ci-après « la Société »), exerce une activité de vente et de location de matériel utilisé dans les domaines du cinéma , de la vidéo, de la télévision et de l’événementiel dont les commandes peuvent notamment être passées par l’intermédiaire du site web de la Société.
Les termes entre parenthèses auront la signification suivante :
« Client » désigne quiconque passant une commande (achat et/ou location) par l’intermédiaire du Site ;
« CGV » désigne les conditions générales de vente et de location applicables aux commandes passée notamment via le Site espace-le-pro
« Compte » désigne l’espace réservé permettant à chaque Client d’effectuer, suivre et gérer ses commandes via le Site espace-le-pro
« Données personnelles » désigne les données à caractère personnel des Personnes concernées telles que définies par la Législation (il est précisé que des données à usage professionnel peuvent être qualifiées de données à caractère personnel si celles-ci sont propres à une personne physique et peuvent contribuer à l’identifier) ;
« Législation » désigne la législation et la réglementation applicable en matière de traitement et de protection des données à caractère personnel, ainsi que des droits des personnes concernées, et notamment aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et du Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 ;
« Personne concernée » désigne toute personne concernée par un traitement de ses données à caractère personnel, au sens de la Législation.
« Service-client » désigne le Service-client de la Société, notamment à destination des Clients ;
« Site » désigne le site de la Société accessible à l’adresse : espace-le-pro.fr
La présente Politique de Confidentialité s’applique conjointement avec les CGV afférentes à chaque commande. Chaque Client atteste avoir pris connaissance et adhérer sans réserve aux CGV et à la présente Politique de Confidentialité.
En outre, les Personnes concernées non-clientes attestent, en naviguant sur le Site et/ou en contactant la Société par tout moyen, avoir pris connaissance et adhérer sans réserve à la présente Politique de Confidentialité
La Politique de confidentialité vise à informer les Personnes concernées, et notamment les Clients, des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre en fonction de son utilisation de la Plateforme, ainsi que de ses droits conformément à la Législation.
La Politique de Confidentialité pourra être modifiée à tout moment par la Société, afin notamment de se conformer aux évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles ou techniques. En cas de modification de la Politique de Confidentialité, la Société en informera (et/ou sollicitera à nouveau le consentement) des Personnes concernées lui ayant communiqué leurs coordonnées, lorsque cela s’avérera nécessaire. Chaque Personne concernée est toutefois invitée à consulter régulièrement la Politique de Confidentialité afin de connaître les modifications et/ou mises à jour apportées par la Société le cas échéant.
2. DONNÉES TRAITÉES
Dans le cadre de la navigation sur le Site et de la passation de commandes, des Données personnelles des Personnes concernées, et notamment des Clients personnes physiques, devront ou pourront être collectées et traitées par la Société.
Il est précisé que des données à usage professionnel peuvent être qualifiées de Données personnelles si celles-ci sont propres à une Personne concernée et peuvent contribuer à l’identifier.
Parmi les Données personnelles listées ci-dessous, la communication des informations comportant un astérisque « * » est indispensable au traitement correspondant, la communication des autres données étant facultatives et laissée à la libre appréciation du Client concerné.
Des Données personnelles suivantes sont collectées à l’occasion de la création d’un Compte afin de permettre à chaque Client d’effectuer, suivre et gérer ses commandes :
Nom
Prénom(s)
Civilité
Poste au sein de la société cliente
Adresse courriel professionnelle
Numéro de téléphone professionnel
Adresse postale
Adresse courriel personnelle
Numéro de téléphone personnel
3. CONFORMITE DU TRAITEMENT
Les Données personnelles sont traitées par la Société conformément à la Législation.
Un traitement de Données personnelles est notamment licite lorsqu’il remplit au moins l’une des conditions suivantes:
la personne concernée a consenti au traitement de ses Données personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat, conclu entre la Personne concernée et la Société.
le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle la Société est soumise ;
le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par la Société.
4. FINALITÉS DES TRAITEMENTS
Les Données visées à l’article 2 ci-avant sont collectées et traitées, directement par la Société ou par le biais d’un sous-traitant, pour diverses finalités, aux fins de :
CRÉATION D’UN COMPTE
– Permettre la connexion des Clients à leur Compte ;
– Permettre aux Clients de gérer les informations et documents disponibles sur leur Compte ;
– Gérer les identifiants et les informations disponibles sur le Compte de chaque Client ;
– Adresser aux Clients des documents (notamment : justificatifs de facturation) relatifs à leurs commandes et relations commerciales avec la Société ;
– Lister les Clients de la Société à des fins internes ;
– Sécuriser et assurer la confidentialité des identifiants des Clients ;
– Corriger les problèmes techniques affectant des Comptes et/ou le Site ;
– Mettre en œuvre la procédure de récupération des identifiants d’un Client en cas d’oubli ou de vol.
RÉALISATION D’UNE COMMANDE
– Assurer la prise en compte, la gestion et le suivi des commandes, des facturations et, le cas échéant, des retours (notamment en cas de location)
SERVICE-CLIENT
– Gérer les demandes des Personnes concernées ;
– Archiver les informations transmises jusqu’à la clôture définitive des dossiers (en cas de risque de litige, jusqu’à la fin du délai de prescription applicable) ;
– Stocker les retours d’expérience ;
– Communiquer avec les Personnes concernées ayant sollicité le Service-client.
COOKIES
– Voir article 10 ci-après.
En outre, la Société se réserve le droit d’exploiter toutes données et informations anonymisées relatives à l’utilisation du Site et aux commandes passées auprès de la Société, ainsi qu’à la navigation sur le Site, notamment sous la forme de données statistiques agglomérées. De telles données et informations n’étant pas des Données personnelles, leur exploitation par la Société est libre et la présente Politique de Confidentialité n’a pas vocation à s’appliquer.
5. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES
Les Données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement correspondant, conformément à la Législation.
A ce titre, les Données personnelles collectées et traitées lors de la réalisation de commandes sont conservées pendant toute la durée d’existence du Compte du Client et une période d’un (1) an à compter de la suppression du Compte, sauf si en vertu de toute norme législative ou réglementaire applicable, la Société est autorisée ou tenue de conserver ces données plus longtemps.
Les Données personnelles utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de la fin de la relation contractuelle entre le Client concerné et la Société (correspondant à la suppression du Compte du Client. Les Données personnelles relatives à un prospect de la Société ne disposant pas de Compte peuvent être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (la date la plus lointaine étant retenue). Au terme de ce délai, la Société pourra reprendre contact avec le prospect concerné afin de savoir s’il souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive, la Société supprimera les Données conformément aux dispositions en vigueur, et notamment celles prévues par le Code de commerce, le Code civil et le Code de la consommation.
Toutefois, les Données personnelles permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale (notamment, les factures à conserver pendant un minimum de 10 ans conformément à l’article L123-22 du code de commerce), peuvent faire l’objet d’un archivage sécurisé pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées (notamment mais non exclusivement celles prévues par le Code de commerce, le Code civil et le Code de la consommation mais également par les dispositions comptables et fiscales applicables à la Société).
6. ACCÈS AUX DONNÉES
Certains employés habilités de la Société sont susceptibles d’avoir accès à tout ou partie des Données personnelles.
Les personnes pouvant accéder aux Données personnelles sont soumises à une obligation de confidentialité.
Par ailleurs, les sous-traitants de la Société peuvent avoir accès à tout ou partie des Données personnelles, dans le cadre notamment des prestations suivantes (sans que cette liste ne soit exhaustive ou définitive) :
hébergement du Site (par la société WEBADOR) ;
développement et maintenance du Site (L’Européenne de productions) ;
mise en place et gestion d’outils d’analyse et de mesure d’audience du Site (par la société Google, via les outils Google Analytics).
Dans le cadre des relations contractuelles conclues entre la Société et ses sous-traitants, ces derniers s’engagent à respecter la Législation et l’ensemble des obligations mises à leur charge, notamment en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des Données.
Tout ou partie des Données personnelles peuvent également être transmises aux autorités judiciaires et de contrôle ainsi qu’aux auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances et de protection des intérêts de la Société.
7. TRANSFERT DES DONNÉES
Les Données sont conservées par la Société au sein de l’Union européenne.
Toutefois, dans la mesure où certains prestataires de service et sous-traitants de la Société peuvent être situés dans des pays tiers, en dehors de l’Union Européenne, la Société peut transférer les Données dans ces pays tiers.
Dans un tel cas, la Société veille à ce que ce transfert soit effectué en conformité avec la Législation mais également qu’il garantisse un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux.
8. PROTECTION DES DONNÉES
En tant que responsable de traitement, la Société met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à la législation, pour se prémunir, au titre d’une obligation de moyens, contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé aux Données personnelles.
En cas de violation des Données personnelle susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés d’une ou plusieurs Personnes concernées, la Société notifiera la violation en question à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les délais prévus par la Législation. Si une violation des Données est susceptible d’engager un risque élevé pour les droits et libertés d’un ou plusieurs Personnes concernées, la Société les informera de la violation dans les meilleurs délais lorsque cela est techniquement possible, sauf disposition contraire de la Législation.
9. DROITS DES CLIENTS
Toute Personne concernée a le droit d’accéder aux Données personnelles la concernant et de demander qu’elles soient rectifiées, complétées ou mises à jour. La Personne concernée peut également demander l’effacement des données personnelles le concernant ou s’opposer à leur traitement, à condition de justifier d’un motif légitime (dans ces cas, si la Personne concernée est un Client, cette dernière comprend et accepte que son accès au Compte pourra être suspendue, sans que cela ne puisse donner lieu à une quelconque indemnisation de quelque nature que ce soit).
S’agissant des traitements mis en œuvre sur la base du consentement des Personnes concernées, ceux-ci peuvent le retirer à tout moment, la Société s’engage dès lors à mettre un terme aux traitements en question dans les meilleurs délais, sauf exceptions prévues par la Législation.
En effet, la Société peut notamment conserver certaines Données personnelles lorsque les lois et règlements applicables à son activité le lui imposent ou lorsqu’elle justifie d’un motif légitime (par exemple : violation par un Client des CGV, etc.).
Les Personnes concernées peuvent également demander à recevoir les Données personnelles les concernant dans un format consultable, ainsi que de demander à la Société de les transmettre au(x) tiers désigné(s) lorsque cela est techniquement réalisable.
Chaque Personne concernée peut également transmettre des instructions sur le sort de ses Données personnelles en cas de décès (conservation, suppression ou communication à un tiers désigné).
Pour exercer tout ou partie de leurs droits, les Clients sont invités à contacter la Société.
La Société pourra solliciter la communication d’une pièce d’identité en cours de validité avant de satisfaire aux demandes des Personnes concernées. Dès lors, la Société veillera à répondre à ces demandes dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans les délais prévus par la Législation.
En cas de litige dans la mise en œuvre de leurs droits, les Personnes concernées peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr.
10. COOKIES
La Société et des tiers sont susceptibles de mettre en place des cookies sur le Site. Il s’agit d’un procédé automatique de traçage qui enregistre des informations relatives à la navigation des Clients sur le Site, et stocke des informations saisies lors des visites sur le Site à des fins diverses, telles que faciliter l’utilisation du Site et établir des statistiques de connexion et des historiques de navigation des Clients.
A l’exception des cookies strictement nécessaires à l’utilisation du Site, le consentement exprès des Clients est recueilli par la Société pour la mise en place des cookies sur leur équipement informatique, conformément à la Législation et aux autres dispositions applicables, notamment la délibération n°2013-378 du 5 décembre 2013 portant adoption d’une recommandation relative aux cookies et aux autres traceurs visés par l’article 32-III de la loi du 6 janvier 1978.
Chaque personne naviguant sur le Site est prévenue de la présence de cookies par un bandeau d’information. Le fait de poursuivre sa navigation sur le Site sans paramétrer sa navigation afin d’en interdire l’installation vaut consentement au dépôt des cookies présents sur le Site.
Le consentement relatif au dépôt des cookies du Site est valable pour une durée maximale de 13 (treize) mois. À l’expiration de ce délai ou en cas de suppression manuelle préalable des cookies par la Personne concernée, le consentement devra être à nouveau recueilli.
La durée de vie des cookies du Site varie, en fonction de leur nature, entre la durée d’une session de navigation et 13 mois à compter de leur dépôt sur le terminal de la Personne concernée (suite à l’expression du consentement).
Pour plus d’information sur les cookies rendez-vous sur www.cnil.fr.
MODIFICATION DE NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Nous pouvons être amenés à modifier ou à mettre à jour la présente politique. Toute modification sera affichée sur cette page et/ou aux autres endroits jugés pertinents, de façon à vous tenir informés.
Date de dernière mise à jour : 15/11/2022